Понятие службы ДОУ в настоящее время употребляется в двух значениях:

1. Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.

2. Структурное подразделение организации, осуществляющее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

"Служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполни­тельной власти".

Именно второе значение понятия "служба ДОУ" важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица - секретарь подразделения, делопроизводитель - или работник, совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональ­ными обязанностями по основной должности.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче в архив, уничтожения).

Грамотное и эффективно организованное ДП способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений.

Статус службы ДОУ, ее цели, задачи, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные технологии работы с документами, внедряя новые подходы и используя новые методы организации работы с документами, периодически пересматривать положение о службе ДОУ, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения. Цель данной статьи - рассмотрение наиболее важных изменений, происходящих в организации деятельности служб ДОУ, и того, как эти изменения могут быть отражены в положении об этом подразделении.

1. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

3. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

4. Рекомендации по определению штатной численность работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. – ЦБНТ. М, 2002.

5. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.